A virtuális asszisztensek által nyújtott szolgáltatások változatosak. A piac igen szerteágazó, mivel az asszisztensek is különböző szolgáltatásokat nyújtanak. Van aki fordításban tud segíteni, akadnak, akik online marketingben, szövegírásban, videó szerkesztésben, számlázásban, ügyfélkezelésben, adminisztrációban, kommunikációs csatornák kezelésében, hirdetési csatornák kezelésében és minden olyan tevékenységben, amely kiszervezhető, és a döntéshozó szempontjából lényegtelen adminisztrációs feladatokat jelent. Ezért a vállalkozók választhatnak tevékenységi körökből, és szolgáltatásokból is mikor alkalmaznak egy virtuális asszisztenst. Ráadásul a cégvezetők az asszisztens személyiségét is kiválaszthatják, amely nagyban elősegíti a vállalkozás növekedését. Hiszen a gördülékeny, támogató együttműködés  a döntéshozó számára igen kedvezően befolyásolja a haladás mértékét. Azonban nem mindenkinek ajánlott a virtuális asszisztens. Ki is fejtem a továbbiakban mi alapján tudja eldönteni, hogy Ön együtt tud e működni egy virtuális asszisztenssel vagy nem.

Ahogy az előbb említettem, nem mindenki tud alkalmazni virtuális asszisztenst. Ennek több oka van, amelyeket példával igyekszem alátámasztani a következő felsorolásban.

Virtuális asszisztens alkalmazásának ellehetetlenítő körülményei:

1. Delegálás: A cégvezető nem tanulta meg delegálni a feladatait, és nem képes kiadni a kezéből azokat a tevékenységeket sem, amelyekhez nincs szükség döntés hozásra, és csak az időt veszi el.

Klasszikusan ilyen feladatok, a számlázás, nyilvántartás, termékfeltöltések, webshop karbantartás, kommunikációs csatornák kezelése, és minden olyan tevékenység, amelyhez a cégvezető még nem ért, és időt igényel a megtanulása.

Ha Ön cégvezető, és igyekszik követni az online marketing trendeket, akkor ismerős lehet az a probléma, hogy a videós tartalom elkészítéséhez, szükség van videószerkesztési ismeretekhez, videós beállítási tudásra, és jó nagy adag előadói rutinra is. Ennek megtanulásához,  viszont nagyon sok időre és tapasztalatra van szükség, hogy megfelelően el tudja készíteni a videós tartalmat. Egyértelműen a videóban nem tud szerepelni Ön helyett a virtuális asszisztens, habár ha influencer ez az asszisztens még ez sem kizárt, de mindenesetre a videóvágással eltöltött idő biztosan megspórolható a videóvágáshoz értő virtuális asszisztenssel.

És igen itt jön az a képesség, hogy a cégvezető felismeri, mi az a tevékenység, amelyet ki tud szervezni, és mik azok a tevékenységek, amiket neki kell mindenképpen elvégeznie, ahhoz, hogy a cég növekedni tudjon. Hiszen egy nap mindenki számára 24 órából áll, még a cégvezetőknek is.

Remélem itt sokaknak ismerős a Gyorsítósáv fogalma, egyre több cégvezető ismerkedik meg ezzel a lehetőséggel, és jön rá arra, hogyan képes növekedni, és nagyobb sikereket elérni a cégében. De ez már egy másik bejegyzés témája lesz.

2. Átláthatatlanság: A cégvezető nem látja át a cégének stratégiáját, így azt sem tudja, hogyan képes növekedni, és azt sem látja át, mik azok a tevékenységek, amelyeket, ha kiszervezne, akkor a cége fejlődésnek indulna.

Sokszor észrevehető egy vállalkozás cég történetében, hogy összemosódnak a munkafolyamatok. Nincsen megfelelő üzleti stratégia kiépítve a vállalkozás életében, és minden szervezettség nélkül működik, sokszor nagy lemondásokkal és éjszakába nyúló számlázással, adategyeztetésekkel. Persze emiatt senki sem törhet pálcát a vállalkozás irányítója felett, hiszen ő azt csinálja, ami miatt vállalkozó lett. Csak ezzel az a baj, hogy közben a cég kezd lelassulni és irányíthatatlanná válni. Ezért elengedhetetlen, hogy egy bizonyos vállalkozási nagyság után rendszereződjön a helyzet és a munkafolyamatok elkülöníthetőek legyenek. Hozzáteszem egy fős vállalkozásoknál is érdemes már megtalálni ezt az egyensúlyt, mert ha már ebben az állapotban megvannak ezek a folyamatok, akkor a növekedés könnyebben fog bekövetkezni a vállalkozás életében.

3.  Személyiségi összeférhetőség: A cégvezető személyisége nem alkalmas a csapatmunkára.

Mondhatnám azt, hogy ez a pont nem annyira lényeges, és azért vettem a lista hátuljára, mert nem kell vele annyit foglalkozni, de a valóság az, hogy ez az egy tényező, ha nem valósul meg, akkor hiába lenne szükség arra, hogy a cégvezető virtuális asszisztenst alkalmazzon, az együttműködés nem lesz gyümölcsöző. Így ez a legfontosabb ok, amiért valaki tud, vagy éppen nem tud alkalmazni egy virtuális asszisztenst.

Íme két személyiség típus leírása cégvezető és virtuális asszisztens gyümölcsöző együttműködéséhez

– Ha valaki impulzív és folyamatosan újabb és újabb terveket akar megvalósítani, akkor szüksége van egy olyan virtuális asszisztensre, aki a terveit logikusan felépíti, és képes lépést tartani a gyors változásokkal. Ebben az esetben semmiféleképpen nem ajánlott egy lassú rendszerező személyiség, mert az könnyen beakasztja a jó ötleteket.

– Ha valaki túlságosan szétfolyik a teendőkben, és azt sem tudja hirtelen mihez kezdjen mit csináljon, akkor neki egy lassabb rendszerező személyiségre van szüksége, aki aprólékosan összeszedi az összes információt, és ezzel segíti a megbízóját abban, hogy mindig napra kész legyen.

És a sort bőven lehetne folytatni, hiszen nagyon sok személyiségtípusú cégvezető létezik, ahogyan a virtuális asszisztensek személyisége is többféle.

Tehát ezek az előbb felsorolt tényezők, ha nincsenek meg egy cégvezetőben, akkor nem fog tudni alkalmazni egy virtuális asszisztenst. Viszont jó hír, hogy ezeken a dolgokon lehet változtatni. Persze a 3. ponton nem, de ha csak az első kettőben van valamilyen probléma, akkor az könnyen orvosolható.

És érdemes is orvosolni, hiszen hatalmas előrelépést tud hozni egy másik személy bevonása. A virtuális asszisztensek egyik bölcs mondása az, hogy:

“Egyedül is messzire juthat valaki, de valakivel együttműködve még messzebb lehet jutni, közös erővel”

És még néhány előny, ha valaki virtuális asszisztenst alkalmaz:

1. Nem alkalmazott: Nem kell alkalmazni egy embert 8 órában, akinek a munkaidejét ki kell tölteni felesleges feladatokkal, hogy ezeket a mindennapos tevékenységeket is elvégezze. Egy virtuális asszisztens ellátja a feladatot, és aztán elszámol vele a szerződésben foglaltak alapján, nincsenek felesleges alkalmazással kapcsolatos költségek.

2. Motiváció megtartása: A virtuális asszisztens elvégzi azokat a feladatokat, amelyek elveszik egy vállalkozó motivációját. A vállalkozó nem azért lett vállalkozó, hogy a mindennapos adminisztrációs és egyéb marketing tevékenységekkel foglalkozzon, amik ugye elengedhetetlenek a vállalkozása szempontjából, hanem azért lett vállalkozó, hogy azt csinálja amiben jó. Tehát lehetőségeket, és szolgáltatásokat nyújtsanak az embereknek. Például egy autószerelő, ne a számlákkal bajlódjon még késő este, hanem informálódjon az újabb alkatrészekről, újításokról, és képezze magát az autószerelés témakörében. Hiszen ezt szereti csinálni.

3. Szakmai tudás: A virtuális asszisztensek a szakmai tudásukkal is tudnak segíteni egy vállalkozás életében. Hiszen így bizonyos képzésekre nem kell elmennie a cégvezetőnek, hiszen a szakmai tudással már rendelkezik a virtuális asszisztens.

 

Összességében tehát azoknak a cégvezetőknek ajánlott virtuális asszisztenst alkalmazni, akik tisztában vannak a kiszervezendő feladataikkal, vagy érzik azt, hogy változtatniuk kell a cégük működésében, mert nem bírják a rájuk nehezedő terheket.

A cél mind két esetben a növekedés.